Ihr Leitfaden, um mit Google Mail produktiv zu werden Verwalten des Flusses


Beim letzten Mal haben wir alle unsere E-Mail-Konten an einen Ort umgeleitet, unseren zentralen E-Mail-Hub bei Google Mail. Sobald alle Ihre Konten in Google Mail eingedrungen sind, müssen Sie diesen Informationsfluss so verwalten, dass a) alle E-Mails in maximal fünfzehn Minuten abgerufen werden können und b) nächste Woche und nächster Monat leicht zu finden sind und nächstes Jahr.

Der Posteingang ist heilig

Sie müssen lernen, Ihren Posteingang als einen fast heiligen Ort zu betrachten: Die schlimmste Sünde, die Sie dagegen begehen können, besteht darin, dort Nachrichten zu hinterlassen, die verrotten. Ich spreche nicht von Tagen oder Wochen. Sie müssen jede Nachricht in Ihrem Posteingang während Ihrer E-Mail-Verarbeitungssitzung bearbeiten. Es kann nicht im Posteingang sein, wenn Sie fertig sind.

Da wir mehrere E-Mail-Konten verwenden, werden diese in verschiedene Labels gefiltert. Wenn wir dies nicht tun, verschwimmen die Grenzen zwischen den Rollen und Informationen, die mit jedem Konto verknüpft sind, und sind häufig nur verwirrend. Der Posteingang ist ein sehr nützliches Werkzeug für die Verarbeitung, und diese Trennung ist eine unglückliche Notwendigkeit.

Im letzten Beitrag haben wir darüber gesprochen, die All Mail-Funktion zu verwenden, um dies zu ersetzen. Das Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass dies nicht möglich ist “verarbeiten” die eingehenden Informationen auf diese Weise. Es gibt einige alternative Lösungen, die wir gleich ansprechen werden. Am einfachsten ist es jedoch, alle E-Mails so zu behandeln, als wären sie in Ihrem Posteingang - es handelt sich eher um einen Einstellungs-Hack als um einen technologischen. Werbung

Umgang mit Nachrichten in Ihrem Posteingang

Der erste Schritt zur Verarbeitung Ihrer E-Mail besteht natürlich darin, sie zu lesen. Leider hören hier viele Menschen auf (und es ist frustrierend, wenn Sie versuchen, eine solide Kommunikation in Gang zu bringen)..

Lesen Sie klug, nicht schwer. Geben Sie dem Betreff und dem ersten Absatz der E-Mail einen Scan, um ihre Relevanz zu ermitteln, da es immer E-Mails gibt, die sinnlos sind und die Sie nicht lesen müssen. Wenn es für Sie völlig nutzlos ist, können Sie die Nachricht löschen. “Löschen Sie nie wieder eine E-Mail” ist kein Mantra, an das ich total glaube.

Wenn Sie die Nachricht behalten haben, können Sie sie richtig lesen. Übrigens sollte ich erwähnen, dass Sie wahrscheinlich nicht genügend Vorqualifizierer erstellen und intelligent sind, wenn mehr als 15% Ihrer Posteingangsverarbeitung aus dem Löschen von Nachrichten besteht “Hindernisse” an Personen, die Ihre E-Mail-Adresse möchten. Der + Hack funktioniert hier gut, worauf wir bald noch eingehen werden.

Sobald Sie die Nachricht gelesen haben, werden Sie Muss verarbeiten. Es gibt einige Ergebnisse:

  • Antworten und archivieren,
  • Antworten und löschen,
  • Antworten Sie, verwandeln Sie es in eine Aktion, Archiv
  • Verwandeln Sie es in eine Aktion, Archiv
  • Archiv
  • Löschen

Wenn Sie die E-Mail in eine Aktion umwandeln, möchten Sie sie fast immer archivieren und nicht löschen, um später darauf zurückgreifen zu können. Verwandeln Sie Nachrichten, die Sie später bearbeiten müssen oder die Sie zur Ausführung einer Aufgabe auffordern, in eine Aktion in Ihrer Aufgabenliste oder in der GTD-Software sofort und löschen Sie dann die Nachricht aus Ihrem Posteingang. Werbung

Das Erstellen von Aktionen aus E-Mails, bevor Sie sie aus dem Weg räumen, ist das Beste, was Sie für Ihre E-Mail-Produktivität tun können. Wenn Sie E-Mails im Posteingang behalten, weil eine Aufgabe aussteht, wird dies erstellt “E-Mail-Apathie” und die Dinge werden unorganisiert und unübersichtlich.

Alternative Lösungen zur Verwendung aller E-Mails

Die Verwendung von All Mail sollte einwandfrei funktionieren, wenn Sie jede ungelesene Nachricht verarbeiten, sobald Sie sie öffnen und lesen, aber möglicherweise funktioniert sie für Sie einfach nicht. Es gibt noch einige andere Möglichkeiten, damit umzugehen.

Alle E-Mails markieren - Die Star-Funktion von Google Mail ist nützlich, um interessante Elemente zu markieren, auf die Sie später zurückkommen möchten (obwohl wir unter diesem System versuchen, dies zu vermeiden). Wenn Sie diese Funktion nicht benötigen oder verwenden, können Sie sie als falschen Posteingang verwenden. Der Stern zeigt an, dass eine Nachricht verarbeitet werden muss.

Gehen Sie zurück zum Fenster Filter-Setup unter Einstellungen und setzen Sie das Feld An: auf ein Sternchen (*). Das Feld An: weist Google Mail an, E-Mails basierend darauf auszuwählen, an wen die E-Mail gesendet wird. Das Feld * weist es jedoch an, alle E-Mails abzurufen. Wir werden gleich auf das Sternchen und seine Nützlichkeit für Filter eingehen.

Klicken Sie auf Nächster Schritt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Star es” Box. Sie haben jetzt einen Filter, der alle eingehenden E-Mails markiert. Wenn Sie die einzelnen Elemente bearbeiten, können Sie sie aus der Liste entfernen, indem Sie auf den Stern klicken, der sich normalerweise neben dem befindet “Von” Feld in der Listenansicht. Werbung

Keine automatischen Filter verwenden ist eine andere Lösung, die ich mache nicht empfehlen. Dies entlastet Ihr System vollständig, führt jedoch dazu, dass jede E-Mail direkt in den Posteingang fließt, wo Sie sie manuell zu Etiketten verarbeiten können. Ich denke, dies macht den Zweck zunichte und fügt zusätzliche Arbeit hinzu, die der Computer für Sie erledigen kann, und meiner Erfahrung nach war dies alles andere als eine optimale Lösung.

Verwenden von Sternchen in Filtern

Ich habe das Sternchen bereits erwähnt, als wir über das Einrichten eines Filters gesprochen haben, der Ihre eingehenden E-Mails markiert. Das einfache Sternchen bietet ein sehr nützliches Tool und eine dynamischere E-Mail-Filterung.

Werfen wir einen Blick darauf, wie es funktioniert. Angenommen, ich habe einen Stammkunden, der mir drei verschiedene E-Mail-Adressen gegeben hat (das passiert wirklich). Ich möchte nicht drei Labels für jede dieser E-Mail-Adressen haben, und ich möchte sie im Grunde alle als eine behandeln. Mit dem Sternchen können wir dies sehr einfach erreichen.

Platzieren Sie im Feld An: des Filter-Setups ein * vor dem Rest des Domänennamens. Nehmen wir also an, ich habe [email protected], [email protected] und [email protected] Um alle diese E-Mail-Adressen mithilfe eines Filters an einen Ort weiterzuleiten, muss ich nur das Feld An: als festlegen *@unproductiveclient.com.

Dies funktioniert auch mit den anderen Feldern. Wenn ich beispielsweise E-Mails von einer ganzen Reihe von Mitarbeitern eines Unternehmens an meine Hauptadresse erhalte und diese von allen anderen E-Mails trennen möchte, kann ich das Feld Von: auf *@thatonecompany.com setzen. Werbung

Der + Hack

Und schließlich haben wir den + Hack. Dies ist ideal, um Ihre E-Mail vorab zu qualifizieren. Trotz der Tatsache, dass der Absender möglicherweise ein Fremder ist, den Sie noch nie zuvor getroffen oder gehört haben, wissen Sie, worum es in der E-Mail geht, da sie auf dem richtigen Etikett gelandet ist. Klingt fast nach Magie.

Mit Google Mail können Sie ein + hinzufügen und das Ende Ihres Benutzernamens mit einem angehängten Schlüsselwort hinzufügen. Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise [email protected] lautet, können Sie weiterhin Nachrichten an [email protected] erhalten. Besser noch, Sie können Filter auf diese E-Mail-Adressen anwenden. Ich verwende dies auf meiner eigenen Website, auf der [email protected] zu einem Post Ideas-Label führt, und so weiter.

Besser noch, Sie können semi-Einweg-E-Mail-Adressen erstellen, ohne eine mit einem Einweg-Mail-Service erstellen zu müssen. Wenn eine Site Ihre E-Mail-Adresse verlangt und Sie befürchten, dass sie Ihnen Spam sendet, fügen Sie Ihrer Adresse einfach einen + Site-Namen hinzu, und Sie können dieses Material später jederzeit in den Papierkorb filtern.

Weitere Tipps zum Einrichten eines produktiven E-Mail-Systems mit Google Mail erhalten Sie hier.