Ihr Leitfaden für die Produktivität mit Google Mail-Apps und -Erweiterungen

Wir haben die Grundlagen der produktiven E-Mail-Nutzung mit Google Mail behandelt. Bei einer durchschnittlichen E-Mail-Auslastung sollten Sie jetzt in der Lage sein, alles innerhalb von 15 Minuten durchzuschalten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie mit Hilfe einiger Browsererweiterungen und sogar einiger Desktopanwendungen nicht noch mehr Zeit sparen oder Google Mail zu einer noch leistungsstärkeren Anwendung machen können.

Um es kurz zusammenzufassen: Im ersten Teil haben wir uns mit der Konsolidierung Ihrer Konten befasst. Wir haben jedes E-Mail-Konto, das Sie besitzen, so konfiguriert, dass Nachrichten über die Pipes in Ihr Google Mail-Konto gesendet werden. Wir haben Ihr Google Mail-Konto so konfiguriert, dass Sie auf diese Nachrichten antworten können, während es immer noch so aussieht, als hätten Sie von der Adresse aus geantwortet, an die die Nachricht ursprünglich gesendet wurde. Lesen Sie hier den ersten Teil. Werbung

Im zweiten Teil haben wir uns mit der schnellen, effizienten, effektiven und hoffentlich dauerhaften Verwaltung des E-Mail- und Informationsflusses befasst. Um dies zu erreichen, haben wir einen Verarbeitungsworkflow für alle eingehenden E-Mails entwickelt, eine Reihe von Filtern eingerichtet und eine Reihe von Beschriftungen zur Kategorisierung Ihrer Nachrichten festgelegt. Lesen Sie hier den zweiten Teil.

Firefox-Browsererweiterungen

Firefox-Browsererweiterungen sind möglicherweise die einfachste und häufigste Möglichkeit, mit Google Mail zu kommunizieren und diese zu verbessern. Glücklicherweise funktionieren Firefox-Browsererweiterungen mit den meisten Browsern, die auf Firefox basieren. Ich benutze zum Beispiel Flock, das die meisten von ihnen handhaben kann.

GTDInbox verwandelt Google Mail sowohl in einen Task-Manager als auch in einen Mail-Manager. Wie bereits in früheren Artikeln dieser Reihe erläutert, ist es wichtig, E-Mails in Aktionen umzuwandeln. GTDInbox hilft Ihnen dabei. GTDInbox bietet auch einige coole Funktionen zur Verwaltung persönlicher Informationen. Schau es dir hier an. Werbung

Gina Trapanis Better Gmail Greasemonkey-Skriptkompilierung bietet eine Reihe sehr nützlicher Funktionen für Google Mail, wie Tastaturmakros und Erinnerungen an Anhänge (ein Lebensretter, falls ich jemals eines gesehen habe). Funktioniert überall, wo Greasemonkey funktioniert.

DragDropUpload lässt die Google Mail-Oberfläche stärker in Ihr Betriebssystem integriert erscheinen, indem das Hochladen von Anhängen per Drag & Drop aktiviert wird, anstatt die Schaltfläche Durchsuchen verwenden zu müssen. Praktisch, besonders wenn Sie viele Ordner zum Durchsuchen haben. Schau es dir hier an.

Google Mail Loader verwendet mbox-Archive und eine ganze Reihe anderer E-Mail-Archivformate und leert sie in Google Mail. Auf der Website wird sogar die Absicht des Entwicklers erwähnt, die Outlook PST-Unterstützung einzubauen, was praktisch gewesen wäre, als ich zum ersten Mal auf einen Mac umgestiegen bin. Die Suche nach einer Möglichkeit, alle Daten in meinem PST zu vermitteln, war einer der schwierigsten Teile des Wechsels. Google Mail Loader ist eine fantastische Möglichkeit, alte E-Mail-Archive in einem durchsuchbaren Format abzurufen oder einfach in der Cloud zu sichern. Schau mal. Werbung

Es kann sehr ärgerlich werden, wenn Ihr Browser darauf besteht, dass Sie eine Desktop-Anwendung verwenden, um Mailto-Links zu verarbeiten. GmailTo ist ein Greasemonkey-Skript, das dieses Problem löst, indem Firefox gezwungen wird, mailto: -Links in Google Mail als neue Nachrichten zu öffnen. Schau es dir hier an.

Wir haben unser Bestes getan, um alle Ihre E-Mail-Konten in Ihr einziges Google Mail-Konto zu übertragen. Es wird jedoch immer Zeiten geben, in denen Sie keine andere Wahl haben, als bestimmte Konten getrennt zu halten. Google Mail Manager ist ein Firefox-Add-On, das mehrere Google Mail-Konten verwaltet und Sie über neue Nachrichten und verschiedene andere Statistiken in jedem Konto informiert.

Desktop-Anwendungen

Obwohl Web-Apps heutzutage der letzte Schrei sind, bilden Desktop-Anwendungen immer noch die Grundlage für die Computererfahrung und sind für den täglichen Arbeitsablauf der meisten Menschen wichtig. Daher ist es nur natürlich, dass wir einige Desktop-Apps benötigen, um die Nutzung von Google Mail zu verbessern. Werbung

Der Google Mail-Benachrichtiger ist Googles offizielle Desktop-Anwendung für Windows und Mac OS X. Seine Funktion ist einfach: Benachrichtigen Sie, wenn Sie neue E-Mails erhalten. Ich benutze eigentlich keine Notifizierer, weil ich finde, dass sie mich von meiner Arbeit ablenken, aber wenn Sie die Art von Person sind, die Muss Wenn Sie über neue Nachrichten informiert werden oder möglicherweise sofort auf Kunden reagieren müssen, kann ein Benachrichtiger hilfreich sein. Schau es dir hier an. Für Linux-Benutzer gibt es hier eine Alternative.

Mail, Entourage, Outlook oder Thunderbird sind alle unglaublich nützlich. Ich mag die Google Mail-Oberfläche, daher empfehle ich keinen Desktop-Client für die tatsächliche Verwendung, aber sie erleichtern die Erstellung einer Offline-Sicherung Ihrer Nachrichten. Insbesondere wenn Sie Einkäufe tätigen, Rechnungen senden und empfangen und per E-Mail mit Kunden in Kontakt treten, kann sich die Sicherung eines Backups auch nach Jahren als unglaublich nützlich erweisen (insbesondere, wenn rechtliche Probleme auftreten)..

Ein Texterweiterungsprogramm wird wahnsinnig nützlich sein. Dies sind keine Google Mail- oder E-Mail-spezifischen Anwendungen, aber sie steigern Ihre E-Mail-Produktivität auf lange Sicht. Ich empfehle TextExpander für Mac und PhraseExpress für Windows. Wenn Sie diese Apps nicht mögen, gibt es immer Typinator (Mac) und FastFox (Win) als Alternativen.

Und schließlich Skype. Einige Konversationen überschreiten selten den Umfang von E-Mails. Ich denke, jeder gute Kommunikator sollte in der Lage sein, fast jedes Gespräch per E-Mail zu führen, aber gelegentlich kann es aufgrund des technischen Charakters des Themas zu kompliziert werden. Oder vielleicht liegt die Komplexität an der persönlichen Natur der Kommunikation. In diesem Fall muss man sich fragen, warum in aller Welt Sie das Internet nutzen, um dieses Gespräch zu führen. In jedem Fall wissen Sie dann, dass es Zeit ist, auf Skype zu springen und es zu klären. Oder steigen Sie ins Auto und machen Sie es von Angesicht zu Angesicht.