Ihr Leitfaden, um mit der Konsolidierung von Google Mail-Konten produktiv zu werden

Google Mail ist ein leistungsstarkes Tool, aber viele Benutzer dieses Dienstes schöpfen sein volles Potenzial nicht aus. Um Ihnen zu helfen, produktiver zu werden und Google Mail optimal zu nutzen, werde ich in den nächsten Artikeln über die effektivsten Funktionen der Software und die Techniken und Praktiken sprechen, mit denen Sie das Beste daraus machen können.

In dieser ersten Installation werden wir über die Kontokonsolidierung sprechen. Dies wird Ihr Leben tausendmal einfacher machen (ja, ja, Übertreibung - oder so sagen Sie es vorerst!), Wenn Sie dies nicht bereits tun. Folgendes werden wir tun:

Machen Sie es zu Ihrem zentralen E-Mail-Posteingang

Heutzutage haben die meisten Leute mindestens zwei E-Mail-Konten und normalerweise mehr. Durch meine eigenen Projekte, persönlichen Konten und die enge Zusammenarbeit mit Kunden, die es ihnen rechtfertigen, mir eine E-Mail-Adresse zu geben, habe ich fast zwanzig (aktive) Konten angehäuft.

Zwanzig E-Mail-Konten zu haben, ist eine schlechte Sache für die Produktivität. Wie Dustin in seinem Artikel "Back to Basics" erwähnt hat, ist es umso besser, je weniger Posteingänge Sie haben. Es bedeutet weniger Wahrscheinlichkeit, dass etwas durch die Risse rutscht, und weniger Stellen, an die Sie denken müssen, um jeden Tag nach neuen Informationen zu suchen. Werbung

Google Mail bietet eine Reihe von Möglichkeiten, um diese mehreren Posteingänge an einem einzigen Ort zu speichern. Wenn Sie all diese verschiedenen Konten an einem Ort filtern, ohne die Möglichkeit zu verlieren, mit der Adresse zu antworten, an die sie gesendet wurden, ist Ihr Problem mit dem Posteingang gelöst. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen Teil Ihres Lebens festigen können.

1. Richten Sie die Funktion Mail senden als ein.

Das erste, was Sie tun müssen, ist zu gehen Konten Registerkarte unter Google Mail-Einstellungen. Hier können Sie Google Mail so einrichten, dass E-Mails so gesendet werden, als ob sie von Ihren anderen E-Mail-Adressen gesendet würden. Dies ist wichtig, um die Professionalität aufrechtzuerhalten und die E-Mails mithilfe der Google Mail-Filter sortiert zu halten.

Drücke den “Füge eine weitere E-Mail-Adresse hinzu” verknüpfen und folgen Sie den Schritten. Eine Bestätigungsnachricht wird an Ihr Konto gesendet, um Spoofing zu verhindern. Sobald Sie bestätigt haben, dass Sie der sind, für den Sie sich ausgeben, können Sie E-Mails von diesem Konto aus senden.

Spülen und wiederholen, bis jedes Konto eingerichtet ist, das Sie in Google Mail filtern möchten. Werbung

2. Holen Sie sich Ihre E-Mail aus Ihren anderen Posteingängen in Google Mail.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die E-Mail von Ihren anderen Konten in Ihr Google Mail-Konto übertragen können. Weiterleitung oder POP3. Die Weiterleitung ist langfristig eine bessere Wahl, da Sie in Google Mail nur fünf POP3-Konten einrichten und Ihre Konten nur von Zeit zu Zeit überprüfen können. Wenn Sie Ihre E-Mails von Ihrem vorhandenen Konto an Google Mail weiterleiten, werden die E-Mails automatisch weitergeleitet, und Sie können dies für so viele Konten wie möglich tun.

Um Ihr E-Mail-Archiv zentral zu halten, sollte POP3 zunächst nützlich sein, falls Sie jemals wichtige alte E-Mails finden müssen (mithilfe der hervorragenden Suchfunktionen von Google Mail). Richten Sie Ihre Konten unter Einstellungen> Konten ein, um alles fünf Mal gleichzeitig über POP3 herunterzuladen. Der Einrichtungsprozess gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Bezeichnung für das Konto anzugeben, was Sie von Anfang an tun sollten.

Wenn Sie fertig sind, rufen Sie die Einstellungen Ihres anderen Kontos auf und stellen Sie alle so ein, dass sie an Ihr Haupt-Google Mail-Konto weitergeleitet werden. Erst wenn Sie die Weiterleitung eingerichtet haben, sollten Sie zu Google Mail zurückkehren und die POP3-Konten entfernen, da Sie sonst möglicherweise einige E-Mails verpassen.

Wenn Sie keine E-Mail-Archive auf Ihrem E-Mail-Server haben, sondern in Ihrer E-Mail-Anwendung, machen Sie sich keine Sorgen - Sie können sie trotzdem in das Konto aufnehmen. Ich habe Apple Mail verwendet, um alles zu migrieren, daher kann es von Programm zu Programm etwas variieren. Rufen Sie Ihre Google Mail-Webmail-Oberfläche auf und richten Sie Beschriftungen für jedes Ihrer Konten ein. Kehren Sie dann zu Ihrer Desktop-E-Mail-Anwendung zurück und richten Sie Ihr Google Mail-Konto mit IMAP ein (nicht POP3). Sie sollten Ihre Etiketten unter diesem Konto sehen. Wählen Sie alle Ihre E-Mails aus einem bestimmten Konto aus und ziehen Sie sie auf dieses Etikett. Mit Apple Mail wurden die E-Mails beim Hochladen von meiner Festplatte entfernt. Erstellen Sie daher vor Beginn ein Backup, wenn Sie auch Offline-Archive behalten möchten. Werbung

Ich habe das mal mit einem gemacht sehr altes E-Mail-Konto mit einer fünfstelligen Archivanzahl. Es braucht Zeit, also sei geduldig und richte es vielleicht ein, bevor du ins Bett gehst.

3. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Konten die richtigen Bezeichnungen haben.

Es wird eine organisatorische Hölle sein, wenn jede E-Mail von jedem Konto in Ihren Posteingang gelangt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beschriftungen und Filter korrekt eingestellt haben, während Sie Schritt 2 ausgeführt haben. Wenn Sie Ihre E-Mail von IMAP heruntergeladen und dann so eingestellt haben, dass sie an Google Mail weitergeleitet wird, haben Sie diesen Schritt möglicherweise verpasst. So geht's:

Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf die Registerkarte Filter. Klicke auf Erstellen Sie einen neuen Filter und geben Sie das E-Mail-Konto, das Sie zu Google Mail umgeleitet haben, in das Feld An: ein. Dadurch wird festgelegt, dass eine E-Mail, die an dieses Konto gesendet wurde, mit diesem Filter verarbeitet wird.

Klicken Nächster Schritt und ankreuzen Überspringen Sie den Posteingang und Bringen Sie das Etikett an, Wählen Sie das entsprechende Etikett aus dem Dropdown-Menü aus (dies ist das Etikett, das Sie in Schritt 2 eingerichtet haben). Drücke den Filter erstellen Knopf und du bist gut zu gehen. Werbung

Verwenden Sie die Funktion "Alle E-Mails"

Jetzt möchten Sie alle Ihre neuen E-Mails stapelweise verarbeiten. Das Wechseln zwischen Labels, um Nachrichten von jedem Konto zu verarbeiten, ähnelt dem Start-Stopp-Verkehr. Es dauert eine Weile, bis man irgendwohin kommt, obwohl man es irgendwann tut. Glücklicherweise haben wir die prominente, aber selten verwendete Jegliche Post Feature.

Alle E-Mails sind eigentlich nur verherrlichte Beschriftungen, die automatisch auf jede einzelne Nachricht angewendet werden (obwohl die Beschriftung nicht sichtbar ist). Damit können Sie alle Ihre Nachrichten an einem Ort sehen. So einfach das ist: Wenn Sie morgens aufstehen, um Ihre E-Mails abzurufen, können Sie durch Aktivieren von All Mail die E-Mails einzeln durchgehen, ohne anzuhalten, um von Etikett zu Etikett zu navigieren. Es ist nicht ungewöhnlich, ein Etikett zu verschieben, weil “dort passiert sowieso nichts Wichtiges” und das sabotiert die ganzer Punkt der Stapelverarbeitung.

Früher habe ich das selbst gemacht, insbesondere mit einem bestimmten Konto, das wenig menschliche E-Mails und viel Mailinglisten-Verkehr erhalten hatte. Die Verwendung von All Mail zwang mich, meine Aufschubzone zu verlassen und jede Nachricht zu bearbeiten. In den ersten Tagen haben Sie sich von vielen Listen abgemeldet und, wenn der Inhalt wertvoll war, zu einem RSS-Feed gewechselt. Wenn sie keinen Feed für denselben Inhalt zur Verfügung gestellt haben, habe ich sie einfach vollständig abgeschrieben (es gibt also eine Lektion für E-Mail-Vermarkter, die dies lesen). Seitdem verbringe ich mehr Zeit mit dem Umgang mit Menschen und kämpfe weniger gegen nutzlose Massen-E-Mails (und habe die Schuld losgeworden, weil ich nicht alle meine E-Mails richtig verarbeitet habe)..

Ihre nächste Rate kommt bald!